Política de Tratamiento de Datos Personales

Estado: aprobada para implementación · Vigencia: 6 de agosto de 2026 · Próxima revisión: 6 de agosto de 2028.

1. Objeto y alcance

Esta política establece las reglas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación, supresión y demás operaciones sobre datos personales tratados por INTEGRA en medios físicos o electrónicos. Aplica a clientes, inscritos, beneficiarios, prospectos, usuarios web, representantes, proveedores, aliados, contratistas, trabajadores, candidatos y demás titulares cuyos datos sean tratados por INTEGRA.

2. Marco normativo y principios

INTEGRA aplica el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, la Ley 527 de 1999 y demás normas que modifiquen o sustituyan estas disposiciones. El tratamiento se rige por legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada.

3. Datos que podemos tratar

Según la relación y solo cuando sea necesario: identificación y contacto; ubicación y residencia; edad y fecha de nacimiento; información de inscritos y beneficiarios; datos contractuales y de servicio; pago y facturación; evidencia de consentimientos y firma electrónica; comunicaciones; datos técnicos de seguridad y navegación; documentos requeridos para servicios funerarios o repatriación; y datos de proveedores o representantes.

Los datos sensibles de salud, diagnósticos o condiciones de elegibilidad solo se tratarán cuando sean necesarios y exista autorización explícita o una excepción legal. Los datos de niños, niñas y adolescentes estarán sujetos a protección reforzada.

4. Finalidades necesarias

Atender información y cotizaciones; gestionar identificación, elegibilidad, afiliación, planes, inscritos y beneficiarios; celebrar y ejecutar contratos; coordinar servicios exequiales, cremación, traslados y repatriación; verificar pagos, conciliaciones, devoluciones y soportes; atender peticiones, quejas, reclamos, retractos y garantías; prevenir fraude y gestionar seguridad o debida diligencia cuando proceda; conservar evidencia contractual, consentimientos, comunicaciones y auditoría; cumplir obligaciones legales, judiciales, administrativas, contables y tributarias; y ejercer o defender derechos.

5. Finalidades opcionales

Con autorización separada, INTEGRA podrá enviar novedades, contenidos, encuestas, campañas y ofertas propias por correo, teléfono, mensajería o redes sociales; realizar perfilamiento comercial no sensible y medición de campañas; y utilizar cookies analíticas o publicitarias no esenciales. Negarse o revocar estas finalidades no condiciona la prestación del servicio principal.

6. Datos sensibles

El titular será informado del carácter sensible de los datos y de que no está obligado a autorizarlos, salvo deber legal o necesidad estrictamente vinculada a una prestación solicitada. La autorización será diferenciada, con acceso limitado y controles reforzados; no se presume de la aceptación general del contrato.

7. Niños, niñas y adolescentes

El tratamiento respetará el interés superior y los derechos prevalentes del menor. Solo se tratarán datos pertinentes y necesarios, con autorización verificable del representante legal y, cuando corresponda, considerando la opinión del menor según su madurez. No se usarán para publicidad comportamental.

8. Autorización y prueba

INTEGRA solicitará autorización previa, expresa e informada por medios que permitan consulta posterior, salvo excepción legal. Se conservarán el texto y versión aceptados, finalidades, identidad o mecanismo de autenticación, fecha, hora, canal y evidencia técnica disponible. Salud, menores, comunicaciones comerciales, cookies no esenciales y demás autorizaciones que lo requieran se gestionarán separadamente.

9. Derechos del titular

Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a tus datos; acceder gratuitamente; revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda; y presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite aplicable ante INTEGRA. La revocatoria o supresión puede no proceder cuando exista deber legal o contractual de conservación.

Ejercer mis derechos / presentar PQRS

10. Consultas y reclamos

Las consultas se atenderán en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo; cuando no sea posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos completos se resolverán en máximo quince (15) días hábiles; cuando no sea posible, se informará el motivo y una nueva fecha que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Los reclamos incompletos podrán requerirse para subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes y se aplicarán las demás reglas de la Ley 1581 de 2012.

11. Encargados y terceros

Podrán intervenir prestadores funerarios, crematorios, operadores logísticos y de repatriación y proveedores de nube, alojamiento, CRM, comunicaciones, correo, mensajería, analítica, seguridad, firma electrónica, pagos, soporte y gestión documental. Solo recibirán la información necesaria, bajo instrucciones y deberes de confidencialidad, seguridad y protección contractual.

12. Transmisión y transferencia internacional

Por la cobertura internacional y la infraestructura tecnológica, los datos podrán ser transmitidos o transferidos fuera de Colombia. INTEGRA verificará el mecanismo jurídico aplicable, finalidad, necesidad, nivel de protección y contratos pertinentes, y solicitará autorización cuando sea exigible. La repatriación puede requerir compartir información mínima con autoridades, consulados y prestadores en países de origen, tránsito o destino.

13. Seguridad, conservación y supresión

INTEGRA aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables según el riesgo, incluyendo control de acceso, autenticación, trazabilidad, cifrado cuando corresponda, respaldos, segregación, gestión de incidentes, revisión de proveedores, minimización e integridad. Los contratos y soportes personales se conservarán en repositorios privados y no como conocimiento global o enlaces públicos permanentes.

Los datos se conservarán mientras sean necesarios para su finalidad o exista obligación legal, contable, fiscal, contractual, probatoria o de defensa. Agotada la necesidad, se suprimirán, anonimizarán o bloquearán de forma segura según corresponda.

14. Sitio web, cookies e IVO

El sitio y la plataforma aplican la Política de Cookies. Las tecnologías no esenciales permanecerán desactivadas hasta obtener una elección válida cuando corresponda. IVO y otros asistentes deberán consultar fuentes aprobadas, recolectar solo datos autorizados y escalar preguntas jurídicas complejas a una persona. Los contratos individuales y documentos personales no se incorporarán como conocimiento global.

15. Incidentes y autoridades

INTEGRA gestionará incidentes de seguridad, preservará evidencia, mitigará impactos y realizará las notificaciones exigibles. Los requerimientos de autoridades competentes se atenderán verificando competencia, alcance y necesidad, con trazabilidad de la entrega.

16. Vigencia y control documental

Versión 1.0, aprobada por Milton Valderrama Serna, Representante Legal, con entrada en vigencia el 6 de agosto de 2026. Revisión programada: 6 de agosto de 2028. La política continuará vigente mientras no sea modificada, sustituida o derogada mediante nueva versión aprobada. Los cambios sustanciales se comunicarán y, cuando impliquen nuevas finalidades o lo exija la ley, se solicitará nueva autorización.